7 règles d’or pour réussir un voyage de presse à l’heure du digital et des influenceurs

C’est encore plus utile qu’avant, un voyage de presse ! Complètement dans l’air du temps car on aime les entreprises franches, vraies, qui savent dialoguer et se montrer sans faux-semblant, ouvrir leurs portes : c’est l’interview vérité. C’est aussi un projet commun mobilisateur au plan d’une entreprise, d’un territoire qui réunit des services et des personnes qui n’ont pas de contacts réguliers. C’est encore l’occasion de produire du contenu qui va alimenter directement vos réseaux sociaux.

Dans l’attirail des outils à la disposition RP, le voyage de presse revêt tous les attraits de l’exceptionnel. L’objectif est de faire partager une expérience à des influenceurs, de dévoiler sur le terrain une offre, les valeurs d’une organisation, de créer des rencontres contextualisées avec les porte-parole. Une journée de mobilisation, 2 jours-1 nuit, quelque fois même encore plus en cas de longue distance, ou de salon et colloque à couvrir.
C’est passionnant à monter, mais l’organisation est rarement simple, la logistique est une dimension envahissante qui impacte le programme : il faut tenir compte des distances à parcourir pour relier un site à un autre, des horaires des trains et avions, des cadences des unités de production à visiter, de la disponibilité des uns et des autres… Un repérage en vraie grandeur est indispensable….

Les règles intangibles pour vous garantir un bon retour de la part de vos publics :
• un planning tiré au cordeau et un programme riche qui laissent des moments de liberté aux participants (pour souffler, appeler le bureau, répondre aux urgences…) ;
• une invitation envoyée suffisamment à l’avance afin qu’elle puisse tourner au sein des rédactions et des réseaux de freelances qui gravitent autour… En attendant que la première condition soit accomplie, diffusez déjà un save the date, une alerte presse qui pré-annoncera les grandes lignes de votre événement et sa date…

Le digital est une nouvelle composante à intégrer obligatoirement, il vous ouvre de nouvelles possibilités et obligations.

1. Pensez à inviter les blogueurs. Les nouveaux influenceurs se trouvent sur le Net. Ils sont devenus dans certains secteurs, la cuisine ou le tourisme par exemple, très suivis par des communautés de fans. Les personnalités qui les animent ont des vies professionnelles qui ont bifurqué, ce sont des passionnés qui ont fait de leur blog leur carte de visite, et en tirent un revenu si l’audience est au rendez-vous en jouant la carte des partenariats avec les marques.

2. Ne négligez pas les demandes particulières. Un voyage de presse n’est pas un voyage organisé avec un groupe monobloc, il faut au contraire tenir compte des demandes de chacun pour optimiser les retombées de votre événement et permettre à chacun d’optimiser son temps de reportage. Certains en voudront plus, interviewer le PDG, faire un point sur un sujet spécifique, prendre des prises de vues originales – il faudra vérifier les autorisations…. Un chroniqueur radio a besoin d’isoler un moment le porte-parole pour une interview exclusive, une équipe de tournage TV ou une web TV de travailler en marge du groupe et du programme officiel, avant ou après. Comme le groupe doit respecter le planning, on comprend vite qu’il faut être plusieurs sur le terrain pour encadrer les sous-groupes.

3. Faites vous-même le buzz sur vos réseaux sociaux en direct. Ne vous privez pas en tant qu’organisateur, de relayer l’événement et les rencontres : tout ce riche programme doit être commenté par vos soins pour étendre l’impact de votre action, c’est une occasion inespérée de créer un flux continu et de l’engagement de la part de vos followers. Un community manager avec des compétences de photographe et de vidéaste est donc requis dans votre équipe d’organisation. Il fera des contenus qui viendront enrichir vos médias.

4. Facilitez la création de contenus à votre groupe d’influenceurs avec des textes, des images, des vidéos. Un dossier de presse délivré le jour J arrivera souvent trop tard, mieux vaut une série de textes courts, avec des images séduisantes et libres de droit, si vous ciblez des retombées rapides, quantitatives et qualitatives. Les invités ont besoin de contenus frais, d’idées, d’arguments pour créer plus facilement leurs propres articles, enrichir leurs posts. Ce n’est pas un voyage organisé que nous avons conçu, mais une démonstration pour orienter et affiner le regard d’influenceurs clés et de leurs publics.

5. Dernière règle, et non des moindres, la prise de parole ne s’improvise pas. Sans contrarier le principe de base qui est de jouer la transparence et la convivialité, d’ouvrir ses portes et son carnet d’adresses au cours d’un événement vérité, on prépare les porte-paroles et les ambassadeurs sur le discours, le ton et l’attitude à adopter. On évitera bien des couacs, des off maladroits, des digressions pesantes qui vont plomber l’atmosphère ou décaler le planning…. Le diable est dans les détails….

Références de l’Agence en matière de voyages de presse

Nous en organisons à la demande de nos clients Collectivités Territoriales pour rencontrer les entreprises d’une filière et valoriser l’attractivité d’un territoire : consultez nos pages en cliquant sur les liens : Conseil Général du Finistère, Conseil Général de la Haute-Marne, Région Normandie….

Nous en proposons aussi :

• à nos clients entreprises B2B, pour découvrir sur site, un client qui utilisent leur solution (Conex, Avencall, Delia Systems…) ou lancer un produit (exemple : Microwave) ;
• dans le tourisme pour faire l’expérience d’une resort (eductour) (Saint-Lary, Vendée Des Iles)
• dans la gastronomie pour découvrir les gestes et les fabricants (les AOP laitières de Normandie)
• pour les événements (Laval Virtual, à Marseille le Centre National de la Rfid, forum OCOVA HautesAlpes à Gap)…