Les agences de communication de l’AACC partagent leurs documents en ligne avec iExtranet d’Oodrive.

Les 200 agences membres de l’AACC profitent d’iExtranet d’Oodrive Technologies pour partager en ligne et en toute sécurité leurs documents. La simplicité de l’interface et l’administration ont même conquis des membres de l’AACC devenus clients d’iExtranet.

L’Association des agences-conseils en communication (AACC) est le syndicat professionnel des Agences-Conseils en Communication. Ses quinze permanents gèrent près de deux cents agences membres avec lesquels ils échangent de multiples informations. L’association avait ouvert un extranet permettant à ses membres de consulter divers documents mis à leur disposition. Mais cela restait limité à un espace accessible via identifiant et mot de passe. « En 2004, lorsqu’il nous a fallu spécialiser l’extranet par activité, ou encore avec des droits d’accès spécifiques aux divers documents, cette solution a très vite montré ses limites », se souvient Nicolas Carlotti, responsable Internet de l’AACC.

Pour la simplicité de l’interface

Alors, l’association étudie la solution iExtranet d’Oodrive Technologies. « Ce qui nous a séduits dès le premier abord fut sa simplicité d’utilisation, très proche des explorateurs de fichiers des systèmes informatiques, et ne réclamant aucune connaissance spécifique pour être utilisée. Cela la mettait à la portée non seulement de tous nos utilisateurs, mais aussi de tous nos adhérents », souligne Nicolas Carlotti. « Nous avons alors demandé à Oodrive de personnaliser iExtranet pour nous. En quelques jours, nous disposions d’une solution adaptée avec une interface répondant à nos souhaits, et pour un prix très abordable. »

Un vaste espace de partage à confidentialité variable

Mais pourquoi ne pas se contenter d’envois par e-mail ? « Dans la communication et la publicité, nous échangeons et partageons régulièrement de gros fichiers (présentation multimédia, vidéo, etc.), pour lesquels un e-mail se révélerait insuffisant, sans parler du peu de sécurité. Dans un dossier iExtranet, chacun dispose d’un espace de partage important, et peut décider des personnes qui pourront ou non accéder à l’information », explique Nicolas Carlotti. En effet, chaque groupe de travail de l’association est géré par un ou deux permanents, qui prennent en charge eux-mêmes l’ouverture, l’administration et la fermeture des comptes des membres dont ils ont la responsabilité. « Ces personnes n’ont pas de compétences informatiques spécifiques. Avec iExtranet, elles peuvent hiérarchiser les documents partagés selon leur importance. Par exemple, il leur est possible de réserver certaines informations stratégiques aux dirigeants des agences membres, ou d’ouvrir à tous l’accès à la convention collective du secteur (par exemple) », rapporte Nicolas Carlotti.

Une administration à la portée de tous

Fortement impliquée dans des événements à durée limitée, l’AACC apprécie également la possibilité de créer des comptes pour ses membres et en définir la durée de vie. Ils sont ensuite automatiquement désactivés à échéance. « De plus, l’interface d’administration permet de savoir si ces personnes se connectent régulièrement et si elles utilisent réellement cet espace. Par ailleurs, nous apprécions le système d’alerte qui permet d’aviser en une fois tous les utilisateurs concernés d’un dépôt de document ou de message, » précise Nicolas Carlotti.

Des membres de l’AACC séduits par iExtranet

Par ailleurs iExtranet officie également en interne pour le partage d’informations entre les membres d’un même groupe de travail. Les utilisateurs sont séduits par la solution, et on assiste à un phénomène de contagion. Ainsi, « plusieurs membres de l’association ont eux adopté iExtranet d’Oodrive pour leur propre utilisation, en dehors de l’association. Certains ont même abandonné des développements spécifiques en cours en découvrant cette solution. Autre caractéristique importante, lorsqu’un client demande une évolution générique à forte valeur ajoutée à iExtranet, le développement profite à tous les clients. Enfin, le prix est très abordable pour une entreprise, et présente un excellent un rapport qualité /simplicité / prix », conclut Nicolas Carlotti.

À propos de l’AACC. Depuis 1972, l’Association des Agences Conseils en Communication (AACC) est le syndicat professionnel des Agences-Conseils en Communication. Elle regroupe près de 200 agences-conseils en publicité, marketing, communication interactive, corporate, événementielle, édition publicitaire et communication santé. Toutes les agences membres remplissent les critères de sélection et acceptent de respecter l’ensemble des règles professionnelles. Le label de l’AACC est un gage de crédibilité, reconnu par l’ensemble du marché.

Pour en savoir plus : www.aacc.fr