iExtranet d’Oodrive entre au château de Versailles

Pour simplifier les échanges avec ses prestataires, le château de Versailles recourt aux dernières technologies.?Plusieurs de ses services collaborent en ligne via les espaces iExtranet d’Oodrive Technologies.

Depuis 2004, le château de Versailles a tracé des voies électroniques pour faciliter l’accès et la communication. Désormais, les échanges avec la plupart de ses prestataires s’effectuent via les espaces sécurisés en ligne iExtranet d’Oodrive.
À l’origine, une réflexion sur les échanges avec les graphistes et imprimeurs incite les responsables de la communication à repenser ces processus. « Avant de parvenir à la fabrication des brochures, dépliants et autres affiches, de multiples étapes de validation sont nécessaires entre la Direction de la communication et les graphistes, maquettistes, etc. », explique François Appas, responsable de la communication en ligne à la Direction de la communication du château de Versailles.

Jusqu’alors, les documents volumineux, trop lourds pour des envois par mails, nécessitaient l’emploi de coursiers. Pour limiter les allers-retours permanents, synonymes de perte de temps et d’argent, l’entreprise recherche une solution en ligne.

iExtranet d’Oodrive est retenu pour sa richesse fonctionnelle et sa simplicité d’utilisation

En mai 2004, le château de Versailles lance un appel d’offres et reçoit de multiples propositions. « La plupart d’entre elles étaient professionnelles et pointues, mais trop complexes à utiliser. Nous souhaitions une solution pour nous simplifier la tâche, pas pour la complexifier, faute de quoi personne ne l’aurait utilisée. L’objectif consistait à rester totalement autonome, sans recourir sans cesse aux informaticiens », se souvient François Appas. En juin, Oodrive est évalué et jugé le plus apte à répondre exactement au besoin. Sa solution de partage de fichiers en ligne iExtranet est retenue. « Son interface est un atout certain : il est aussi simple à utiliser qu’une solution de partage de fichiers grand public de type Yahoo ou Gmail ou Free. La prise en main est immédiate », affirme François Appas.

Des processus de travail optimisés et évitant le stress

Aujourd’hui, tout projet de document imprimé débute par une réunion de travail initiale avec le prestataire, suivie d’échanges par mails ou téléphone. Tous les documents sont partagés sur un espace iExtranet sécurisé. « Ce changement de processus permet un travail plus rapide et plus fin, avec de multiples échanges qui assurent une meilleure qualité finale. À tout moment, nous pouvons modifier ou faire modifier un document en temps réel et partager immédiatement le résultat. Toutefois, si ces nouveaux moyens ne remplacent pas la rigueur nécessaire à ce type de travail, ils en facilitent énormément la mise en œuvre », souligne François Appas, qui ajoute : « En cas de besoin d’information supplémentaire, d’oubli de fichier… nous pouvons communiquer des éléments en quelques minutes au graphiste ou à l’imprimeur. Ce nouvel outil permet de gérer l’urgence sans stress. »

Ce mode de travail améliore la qualité et l’efficacité du travail, tout en harmonisant les relations. En effet, « tous les commentaires et annotations sont intégrés directement dans les documents PDF. Car, les mots griffonnés illisibles sur les documents papier sont souvent source d’incompréhension. La relation avec les prestataires est plus simple et plus directe. Ils apprécient cette solution de partage de fichiers qui représente pour eux un confort supplémentaire. La réalisation des projets s’en trouve accélérée et fiabilisée. »

Un mode de travail efficace et contagieux

Le château de Versailles dispose de six comptes iExtranet d’Oodrive : trois à la communication, un au service informatique un pour le service des travaux et un pour la surveillance. Tous les utilisateurs devant communiquer avec l’extérieur sont demandeurs. « Tous les comptes iExtranet sont multiclients, et nous envoyons un identifiant et un mot de passe à chaque prestataire concerné. Pour nous, la sécurité représente un critère très important. Sans cette confiance, ce type de solution ne serait pas utilisé chez nous. Quant au retour sur investissement, les seules économies de coursiers ont depuis longtemps suffi à amortir la dépense ! » conclut François Appas.

À propos du Château de Versailles. Plus de 7 millions de visiteurs (dont 4,5 pour le musée) franchissent chaque année les grilles du château de Versailles, inscrit au patrimoine mondial de l’Unesco. Près de 880 personnes y sont employées en permanence. L’établissement public de Versailles propose chaque année des expositions, des publications, des colloques et des spectacles. A l’automne 2003, a été donné le coup d’envoi du plus grand chantier que l’ancien domaine royal ait connu depuis Louis-Philippe, qui va s’étaler sur 17 ans pour un coût de 350 millions d’euros. Ce futur « Grand Versailles » permettra d’améliorer l’accueil du public, et de valoriser et protéger un patrimoine inestimable encore à découvrir.

Pour en savoir plus : www.chateauversailles.fr