iExtranet relooke le partage de documents dans le secteur de la cosmétique

Le secteur de la cosmétologie adopte massivement le partage de fichiers en ligne iExtranet d’Oodrive Technologies. Simplicité d’utilisation, sécurité et autonomie, iExtranet répond à toutes les attentes. Viewer pour les images, streaming vidéo, notification automatique et traçabilité, des fonctions évoluées sont exigées par ces professionnels.

Guerlain, Kenzo Parfums, Dior Parfums, Shiseido, Decleor-Carita, L’Oréal, Sephora, Marionnaud, YSL Beauté… et des franchises comme Beauté Prestige International ou Selective Beauty. Comment et pourquoi la solution iExtranet d’Oodrive a-t-elle séduit ces entreprises de cosmétologie ? Dans ce secteur, le partage de fichiers et de documents est devenu une fonction essentielle de communication interne et externe.

Trouver mieux que le serveur FTP

Avant d’adopter une solution en ligne, certaines de ces sociétés ont essayé les serveurs de transfert de fichiers (FTP) pour déposer les fichiers que les destinataires pouvaient récupérer après saisie d’un mot de passe. Mais plusieurs problèmes et rigidités les ont amenés à reconsidérer ce choix, alternative finalement complexe à l’envoi de CD. De plus, les serveurs étant administrés par les informaticiens, il fallait sans cesse leur adresser des demandes pour chaque nouveau correspondant, ou pour toute manipulation. Cela allongeait les délais, et obligeait les informaticiens à gérer des astreintes, juste pour attribuer des mots de passe ! Par ailleurs, les dossiers sont vite devenus des espaces fourre-tout, où tout correspondant disposait d’accès à de multiples documents ne les concernant pas, ou non destinés à leur service. Pire : le protocole FTP gérant l’envoi des fichiers est très peu sécurisé. Enfin, ces serveurs disposent de peu de fonctions, comme les viewer pour les images, le streaming pour la vidéo, les notifications automatiques ou la traçabilité.

Simplicité, sécurité et autonomie

Les métiers de la cosmétologie nécessitent de partager des fichiers pour la communication et les relations Presse, le marketing et le merchandising ou encore la formation. Et ces fichiers sont aussi bien des images ou des documents PDF que des présentations PowerPoint ou de plus en plus des vidéos.
Parmi leurs destinataires, on trouve aussi bien des interlocuteurs internes (filiales et agents), externes (partenaires, distributeurs, prestataires…), ou des journalistes et agences de presse.

Les utilisateurs sont souvent des néophytes en informatique, et réclament des solutions simples à prendre en main. D’autant plus que leurs correspondants – amenés à utiliser aussi ces espaces de partage – sont souvent

encore plus néophytes. Autre exigence par rapport à la confidentialité, ces clients réclament des espaces et des transmissions sécurisés, avec la possibilité de savoir qui a fait quoi. Enfin, ils souhaitent pouvoir maîtriser et administrer eux-mêmes le produit sans dépendre systématiquement d’un prestataire ou du service informatique.

Oodrive répond à ces trois attentes

Simples à utiliser, les espaces de partage en ligne iExtranet d’Oodrive présentent une belle interface visuelle très ergonomique, similaire à celle des environnements informatiques des ordinateurs de bureau ou familiaux. « Une très grande partie de nos 2 200 clients est composée de néophytes. C’est pourquoi nous leur proposons iExtranet, qui s’utilise sans nécessiter de formation. De plus, les destinataires ou clients de nos clients doivent accéder à ces espaces de partage et les utiliser de façon naturelle, sans se poser de question », ajoute Édouard de Rémur, responsable de l’offre iExtranet chez Oodrive.

Une gestion des espaces très simple permet au responsable informatique de la déléguer aux responsables de départements de l’entreprise pour gérer les contacts, la création de comptes, la gestion des droits… Par ailleurs, l’informatique conserve la supervision de l’ensemble des comptes de l’entreprise pour savoir ce qui se passe, fixer des règles générales ou une politique de sécurité globale, etc. Autre avantage : les services deviennent autonomes et ne dérangent plus les informaticiens pour créer des comptes ou modifier des droits d’accès.

Des mesures de sécurité évoluées

Oodrive répond aussi aux attentes légitimes de sécurité pour partager des informations souvent sensibles ou stratégiques. Avec un serveur FTP, un « pirate » peut intercepter un fichier au vol, tandis qu’avec iExtranet, le fichier est chiffré pendant le transfert. Seconde menace, le pirate entre sur le serveur. Avec iExtranet, les utilisateurs peuvent choisir de chiffrer leurs fichiers stockés selon différents algorithmes avec leur propre clé (AES 256 bits, triple DES, 192 bits, etc.) pour les protéger de l’externe et même de l’interne. Troisième menace, les pirates peuvent récupérer les identifiants et mots de passe sur le serveur et se faire passer pour un utilisateur de l’entreprise. Sur iExtranet, les profils des utilisateurs peuvent être chiffrés avec des signatures au choix : SHA1, MD5…

Une richesse fonctionnelle très complète

Au-delà du déposer/récupérer de fichiers, les acteurs de la cosmétologie nécessitent des solutions affichant le contenu des documents mis à disposition. C’est pourquoi les espaces iExtranet d’Oodrive proposent :

• Une gestion des droits d’action et d’accès pour chaque utilisateur
• et une traçabilité évoluée pour savoir qui a fait quoi et quand. Par exemple, sur un espace Presse, il estpossible de savoir quel journaliste a regardé ou téléchargé tel document et quand.
• La possibilité d’envoyer par e-mail des liens vers des fichiers ou des dossiers
• Des viewer d’images aux formats Photoshop, Tiff, Jpeg… et du streaming audio et vidéo
• la notification automatique pour les fichiers ajoutés ou modifiés
• Un système de gestion de version des documents
• Un moteur de recherche « full texte »
• La gestion des métadonnées pour les images.Le service marketing bénéficiera enfin d’une solution lui permettant de gérer les versions des fichiers partagés.

   

Les espaces iExtranet sont aussi accessibles par les employés nomades, y compris depuis un assistant numérique (PDA) en toute sécurité.

Une solution peu onéreuse et personnalisable

La solution permet de personnaliser les espaces aux couleurs de l’entreprise, mais aussi un ou plusieurs espaces aux couleurs de ses clients. L’espace iExtranet devient un atout commercial auprès des clients et contribue à la communication externe de l’entreprise.
Enfin, à 200 euros par marque ou pour l’entreprise, iExtranet est une offre abordable dont il serait dommage de se priver. D’ailleurs, les entreprises leaders du secteur l’ont déjà compris.