Les centres d’affaires BFI et leurs clients collaborent en ligne avec Mayetic

La location de bureaux et la domiciliation prennent une dimension numérique chez BFI. ? Pour ses clients et pour son usage interne, ses centres d’affaires sont équipés d’une plate- forme Mayetic personnalisée et adaptée à son métier.

Dans ses quatorze centres d’affaires déployés sur l’Hexagone, Business Facility International (BFI) propose aux entreprises la location de bureaux et de salles de réunion, ainsi que la domiciliation. « En 2004, nous souhaitions intégrer les nouvelles technologies dans un secteur traditionnel », explique Marie-Amélie de Champsavin, manager chez BFI. « Nous ne louons pas du mètre carré, mais proposons des bureaux équipés, couplés avec un bureau virtuel ! »

Un projet pilote avec Mayetic 2004 – 2005

Les clients des centres d’affaires résidents (bureaux équipés) et domiciliés sont des TPE ou des petites entités, de 1 à 10 personnes, qui réclament des solutions professionnelles clés en main facilitant la mobilité. BFI propose à ses clients le partage de données via l’Intranet mais également l’extranet, pour accéder à leurs propres données depuis tout lieu à partir d’un accès Internet. « Avec la plate-forme Mayetic, le client peut personnaliser son bureau en ligne à ses couleurs et l’utiliser pour publier ses annonces, recevoir les réponses et échanger avec ses propres clients. Le bureau en ligne simplifie la communication entre les managers des centres et leurs clients, en limitant les e-mails et le papier tout en préservant le contact humain, qui est au cœur de notre activité… », souligne Marie-Amélie de Champsavin.

BFI, souhaitant initialement tester cette solution innovante, décide de lancer un projet pilote sur trois centres d’affaires avec Mayetic, et fait appel au cabinet de conseil WayCast Development pour la mise en œuvre. Ce pilote vise alors à valider le concept de travail collaboratif au sein de l’entreprise et avec une sélection de clients, dans un premier temps. L’objectif à terme, était de permettre aux managers de l’utiliser pour offrir des nouveaux services à leurs clients et aussi assurer la gestion de leurs centres respectifs, avec la possibilité de pouvoir partager des informations avec les autres centres et le Siège du Groupe.

Une plate-forme dédiée en ASP

« Nous avons accompagné BFI en tant qu’assistant à la maîtrise d’ouvrage sur Mayetic. À l’époque, BFI ne disposait que d’un site institutionnel, avec un espace de stockage en ligne pour divers documents à destination de ses franchisés, mais aucun outil de collaboration. BFI ne souhaitait pas détenir en propre le matériel ni les infrastructures associées, et recherchait une solution qui faciliterait le déploiement rapide du nouveau concept de bureaux virtuels. Par ailleurs, cette solution devait aisément évoluer dans le temps et bénéficier des mises à jour, sans intervention de leur part. Nous avons donc opté pour la plate-forme Mayetic dédiée et hébergée chez Oodrive », relate Jacques Setton, directeur général de WayCast Development.

Adapter la plate-forme au métier de centre d’affaires

Le projet pilote se révélant concluant, BFI décide d’entreprendre le déploiement de la solution Mayetic sur l’ensemble de son réseau de centres d’affaires. La mise en œuvre de ce projet d’envergure débute en septembre 2005. « Nous avons conduit des développements spécifiques et effectué le paramétrage global de l’application afin d’adapter la plate-forme au métier et modèle organisationnel de centres d’affaires. L’interface graphique a été personnalisée afin d’intégrer la charte graphique de BFI, et une architecture adaptée a été mise en place pour assurer la gestion décentralisée des espaces virtuels respectifs. En effet, en plus de la gestion de son environnement propre chaque centre doit en plus gérer les espaces dédiés à ses clients sans pouvoir accéder à ceux des autres centres. Nous avons donc conçu un système de filtrage d’annuaire sécurisé permettant une gestion totalement autonome des comptes d’accès et de l’espace de travail de chaque client à partir de l’espace de son centre d’affaires de rattachement », détaille Jacques Setton.

« Début 2006, nous avons testé les premières versions personnalisées, adaptées à notre métier de centre d’affaires. Puis, nous avons commencé à former nos équipes. Pour nos clients, une heure de prise en main suffit pour se familiariser avec son BEL- bureau en ligne », affirme Marie-Amélie de Champsavin. Le projet s’est achevé en juillet 2006 et l’offre de bureau virtuel est disponible depuis dans tous les Centres d’Affaires BFI. « Une fois familiarisé avec le fonctionnement et l’utilisation, Mayetic offre des possibilités immenses et s’avère d’une utilité très appréciable pour simplifier notre travail au quotidien. Nous offrons ces nouvelles technologies à tous, pour 30 euros par mois et par personne », conclut Marie-Amélie de Champsavin.

Mayetic, solution d’espaces de travail collaboratif

La messagerie électronique reste dans la très grande majorité des entreprises le seul outil de collaboration utilisé par les employés. Mayetic propose de passer de la messagerie aux espaces de travail collaboratif, permettant de :
– collaborer, sans connaissance informatique particulière, créer et organiser un réseau de collaboration sur Internet ;

– publier et modifier des documents, plannings ou rapports dans un environnement de travail sécurisé et organisé ;
– créer, gérer et animer un site Internet très simplement, à partir de MS Office.

À propos de Business Facility International.

Depuis 1999, Business Facility International, filiale du Groupe Affine, loue des bureaux équipés et des salles de réunion avec prise en charge de l’intégralité des prestations. La société propose également de la domiciliation commerciale et juridique, de la permanence téléphonique. Ses quatorze managers gèrent quatorze centres d’affaires en Ile-de-France et en province.

Pour en savoir plus : www.business-facility.eu

A propos de WayCast Development.

Cabinet de conseil assurant l’étude et la mise en œuvre de solutions de dématérialisation, de partage et de mutualisation d’informations, WayCast Development accompagne depuis 2003 les PME/PMI ainsi que les institutions publiques. La mise en œuvre de solutions est effectuée en étroit partenariat avec les éditeurs de progiciel leader sur leur marché et les prestataires de conseil en organisation. Les missions d’intervention du cabinet adressent toutes les étapes d’un projet d’innovation technologique d’entreprise, allant de l’étude d’opportunité à la réalisation technique et la conduite du changement.

Pour en savoir plus : www.waycast.info